Política de tratamiento de datos personales

1. La pieza que decide todo lo demás: quién responde por tus datos

Esta sección no es formalismo. Determina a quién le reclamas y quién responde ante la autoridad, y el resto de la política cuelga de ella.

Si eres inquilino, propietario, codeudor o proveedor

La inmobiliaria es la responsable de tus datos. Leasefy es su encargado. Tu relación es con ella: ella te arrienda, te cobra, te gira, te estudia. Leasefy es la herramienta con la que ella opera, y tratamos tus datos siguiendo sus instrucciones y para sus finalidades, no las nuestras.

• Tus derechos los ejerces ante la inmobiliaria. Si nos escribes, te ponemos en contacto con ella y le trasladamos tu solicitud; no la resolvemos por nuestra cuenta, porque no es nuestra decisión.
• No decidimos qué pasa contigo. No decidimos si te aprueban, si te cobran ni si te reportan a centrales. Eso lo decide la inmobiliaria.
• Si la inmobiliaria deja de usar Leasefy, sus datos se le devuelven o se eliminan según lo que ella instruya, dentro de los plazos legales.

Si eres la inmobiliaria o una persona de su equipo

Leasefy es la responsable de los datos de la cuenta: quién eres, tu correo, tu rol, tu actividad en la plataforma y tu facturación con nosotros.

Si eres visitante del sitio o prospecto comercial

Leasefy es la responsable de lo que nos dejes al pedir una demo, escribir al chat o navegar el sitio público.

2. Qué datos tratamos, según quién seas

Si eres inquilino o aspirante

• Identificación: nombre, tipo y número de documento, fecha de expedición, nacionalidad, fecha de nacimiento.
• Contacto: correo, teléfono, dirección.
• Actividad económica e ingresos: ocupación, empleador, ingresos declarados y los soportes que cargues.
• Perfil tributario, para calcular las retenciones.
• Comportamiento de pago: cuotas, abonos, mora, acuerdos de pago y condonaciones.
• Resultado del estudio de arrendamiento y el cupo aprobado. Nunca te mostramos, ni le mostramos a la inmobiliaria, tu puntaje ni el detalle de centrales de riesgo.
• Comunicaciones: correos, WhatsApp, chat y grabaciones de llamadas.
• Documentos del contrato, incluidas las fotos por espacio de las actas de entrega y devolución.

Si eres propietario

• Identificación y contacto.
• Datos bancarios: banco, tipo y número de cuenta o billetera, y titular. Es donde te giramos.
• Tu participación en el inmueble, y si eres el propietario principal.
• Perfil tributario, retenciones practicadas y tu certificado anual.
• Liquidaciones, deducciones y extractos.
• Certificado de tradición del inmueble y documentos del mandato.

Si eres codeudor

Identificación, contacto, actividad económica e ingresos, y el estudio de arrendamiento cuando la aseguradora lo exige.

Dos cosas que debes saber como codeudor: tu estudio va incluido en lo que paga el inquilino —no se te cobra aparte— y tu autorización de tratamiento es tuya y separada. Nadie puede autorizarla por ti.

Si eres empleado, contratista o aprendiz de una inmobiliaria que usa Nómina

Esta es la categoría más sensible del sistema, y por eso la nombramos en detalle en vez de esconderla en una frase general.

• Identificación, contacto, cargo, sede y fecha de ingreso.
• Salario, auxilios, comisiones, horas extras y recargos.
• Aportes a seguridad social y parafiscales.
• Incapacidades y licencias. Una incapacidad revela estado de salud: es un dato sensible, y lo tratamos como tal.
• Libranzas y embargos. Un embargo revela un proceso judicial en tu contra.
• Prestaciones sociales provisionadas y pagadas, y los documentos de nómina electrónica que se transmiten a la DIAN.

Si eres proveedor de mantenimiento

Identificación, contacto, especialidades, RUT y planilla de seguridad social con sus vigencias, y las calificaciones de tus trabajos.

3. Datos sensibles: cuáles tratamos, y por qué lo decimos

La ley considera sensibles los datos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación: salud, vida sexual, datos biométricos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas y pertenencia a sindicatos.

En Leasefy pueden aparecer dos, y los nombramos porque callarlos sería el error:

• Salud — incapacidades y licencias médicas en el módulo de Nómina, y la afiliación a seguridad social de los proveedores de mantenimiento.
• Pertenencia a sindicato — puede inferirse de una deducción de cuota sindical en nómina.

Las reglas que aplicamos: su tratamiento requiere autorización explícita y separada de la general; nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y decírtelo es obligación nuestra; los datos de salud no viajan a la DIAN ni a ningún tercero comercial; y el acceso está restringido a quien deba verlos por su rol.

4. Para qué usamos los datos

Un dato solo se puede usar para lo que se informó. Esta lista es exhaustiva: lo que no esté aquí, no lo hacemos.

Operar el arrendamiento

Evaluar una solicitud, celebrar y administrar el contrato, generar y cobrar las cuotas, recibir pagos y emitir recibos, liquidar y girar al propietario, calcular retenciones y emitir certificados, administrar mantenimientos, PQRS y actas, y renovar, prorrogar o terminar contratos.

Cumplir obligaciones legales y tributarias

• Facturación electrónica ante la DIAN. Emitimos por cuenta de la inmobiliaria con su resolución y su numeración; los datos de quien recibe la factura viajan a la DIAN. Alcanza también a notas crédito y débito y al documento soporte de proveedores no obligados a facturar.
• Información exógena. Reportamos anualmente a la DIAN pagos a terceros, retenciones practicadas y sufridas, ingresos recibidos para terceros y cuentas por cobrar y pagar, con el nombre y documento de cada tercero.
• Nómina electrónica. Transmitimos a la DIAN el documento de nómina de cada empleado.
• Prevención de lavado de activos, con la consulta de listas restrictivas que se explica más abajo.
• Conservación de soportes contables y tributarios.

Cobrar la cartera

Recordar el pago, calcular intereses de mora con el tope de usura, gestionar la cobranza dentro de los límites legales de contacto, reportar a centrales de riesgo con el preaviso de ley, reportar el siniestro a la aseguradora y adelantar el cobro jurídico.

Seguridad de la plataforma

Autenticar, prevenir fraude y accesos no autorizados, registrar en bitácora quién hizo qué en lo que mueve plata, e investigar incidentes.

Mejorar el producto y nuestra relación comercial

Entender cómo se usa la plataforma, encontrar errores, medir desempeño y desarrollar funciones nuevas, con el alcance y los límites de la sección «Qué hacemos con la información de la plataforma». Y facturarle su plan a la inmobiliaria, cobrarle y atenderla.

5. Cómo recogemos tu autorización, y cómo la probamos

No tratamos tus datos sin autorización previa, expresa e informada, salvo las excepciones que la ley establece: obligación legal, orden judicial, datos de naturaleza pública, urgencia médica o sanitaria, fines estadísticos con datos disociados, y el habeas data financiero.

Cómo la probamos, que es lo que casi nadie hace bien. Cada autorización que otorgas se guarda con la versión exacta del texto que aceptaste, la fecha y el canal. Así, cuando pidas copia de lo que autorizaste —y es tu derecho— te entregamos ese texto, no el que esté vigente hoy.

La consecuencia práctica es que no reescribimos una política ya publicada. Si cambia, publicamos una versión nueva. Por eso este documento es la versión 3.0 y no una corrección sobre la anterior.

Puedes revocar tu autorización en cualquier momento, con dos límites que preferimos decir de frente: no podemos borrar lo que la ley nos obliga a conservar, y revocar puede impedir que sigamos prestándote el servicio.

6. Decisiones automatizadas e inteligencia artificial

Leasefy usa agentes automatizados. Te decimos exactamente qué hacen y qué no.

Los agentes se identifican

Cuando un agente automatizado te escribe o te llama, se presenta como asistente virtual de Leasefy y siempre puedes pedir hablar con una persona. No simulamos ser humanos.

Tres niveles, y el que manda lo elige la inmobiliaria

• Sombra — el agente prepara, una persona revisa y envía. Es el nivel por defecto.
• Copiloto — el agente propone, una persona aprueba.
• Automático — el agente ejecuta dentro de límites, con registro de todo.

Lo que nunca decide una máquina sola

• Aprobar o rechazar una solicitud de arrendamiento.
• Radicar una PQRS: el agente la detecta y la propone, una persona confirma.
• Ofrecer un descuento, una condonación o un acuerdo de pago.
• Romper un acuerdo de pago.
• Reportar a centrales de riesgo.
• Aprobar un giro o mover dinero.

Tu derecho frente a una decisión automatizada

Si una decisión automatizada te afecta, tienes derecho a conocer que la hubo, pedir que una persona la revise y explicar tu caso. Escribe a privacidad@leasefy.co o a tu inmobiliaria.

7. Llamadas: se graban, y te lo decimos al empezar

• Te avisamos al inicio de la llamada, antes de cualquier otra cosa.
• Se guardan 12 meses, o hasta que se cierre el caso jurídico al que pertenecen, lo que ocurra después.
• Solo las escuchan los administradores de la inmobiliaria y el personal de Leasefy que investigue un incidente.
• Se usan para verificar lo acordado, resolver disputas y mejorar el servicio.
• Puedes pedir copia de la grabación de una llamada tuya.

8. Centrales de riesgo

Quién reporta es la inmobiliaria, no Leasefy. Nosotros somos la herramienta con la que lo hace.

Antes de reportar un incumplimiento, la ley exige comunicártelo con al menos 20 días calendario de anticipación para que puedas pagar o controvertir. El sistema no permite reportar sin ese preaviso registrado. Cuando pagas, la inmobiliaria debe reportar la actualización.

Lo que nunca sale hacia ti ni hacia la inmobiliaria: tu puntaje crediticio y el detalle de tu historial. El estudio devuelve un resultado —apto o no, y un cupo—, nunca el dato de origen. Si te rechazan, recibes un motivo general y un canal para pedir detalle o corregir datos.

9. Listas restrictivas y prevención de lavado de activos

Cuando se crea un tercero en la plataforma —propietario, inquilino, codeudor o proveedor— el sistema consulta automáticamente listas restrictivas internacionales (OFAC, ONU, Unión Europea y las que cargue la inmobiliaria).

Si hay una coincidencia, la operación se bloquea hasta que un administrador la revise. Liberar una coincidencia exige dejar quién, cuándo y por qué, y queda registrado.

Qué significa para ti: una coincidencia no es una acusación. Los nombres se parecen y los homónimos existen. Por eso ninguna coincidencia se resuelve sola: siempre la revisa una persona, y tienes derecho a que te digan que la hubo y a aportar prueba de que no eres esa persona.

10. Cobranza: cuántas veces te podemos contactar

• Máximo un contacto al día por deuda.
• Un solo canal por semana calendario.
• Dentro de los horarios que fija la ley.
• Puedes elegir el canal por el que quieres que te contactemos, y cambiarlo.
• Puedes pedir que no te contacten por un canal, y lo respetamos.

Si crees que te contactamos de más, escríbenos: queda registrado y es verificable.

11. Con quién compartimos tus datos

Solo con quien hace falta, y para lo que hace falta.

• Tu inmobiliaria, para operar tu contrato.
• El proveedor de facturación electrónica y la DIAN, para emitir y reportar lo que la ley exige.
• Aseguradoras, para el estudio y los siniestros.
• Centrales de riesgo, con el preaviso de ley.
• Pasarela de pagos y bancos, para recibir y girar.
• Proveedores de nube, correo, WhatsApp y telefonía, para operar la plataforma.
• Modelos de inteligencia artificial, con los límites de la sección siguiente.
• Abogados externos, cuando el caso pasa a cobro jurídico.
• Autoridades, ante orden judicial o requerimiento legal.

Nunca vendemos tus datos personales, y no los cedemos a terceros para su propio marketing.

12. Inteligencia artificial y datos fuera de Colombia

Algunos proveedores de nube y de inteligencia artificial procesan datos fuera de Colombia. La ley restringe esas transferencias y exige que el país de destino ofrezca un nivel adecuado de protección, o que aplique alguna de las excepciones legales.

Lo que hacemos para reducirlo al mínimo:

• Minimizamos lo que se envía: al modelo va lo necesario para la tarea, no el expediente completo.
• No enviamos datos sensibles a modelos de inteligencia artificial.
• El sistema tiene una verificación automática que impide que información personal identificable salga en trazas y búsquedas internas.

13. Cuánto tiempo guardamos los datos

Conservamos cada dato el tiempo que exige su finalidad y la ley, y no más:

• Contrato y sus soportes: mientras dure y por los plazos de conservación comercial y tributaria posteriores a su terminación.
• Soportes contables, facturas electrónicas y documentos ante la DIAN: los plazos que fija la normativa tributaria.
• Nómina y seguridad social: los plazos de conservación laboral y pensional, que son largos porque sirven de prueba para tu pensión.
• Grabaciones de llamadas: 12 meses, o hasta el cierre del caso jurídico.
• Estudio de arrendamiento: el resultado vale 60 días y queda asociado a la solicitud.
• Cuenta de la inmobiliaria: mientras dure la relación, más los plazos legales.

Cumplidos los plazos, los datos se eliminan o se anonimizan de forma que no se pueda volver a identificar a nadie.

14. Tus derechos, y cómo ejercerlos

Tienes derecho a conocer qué datos tenemos, actualizarlos, rectificarlos, solicitar prueba de tu autorización, ser informado del uso que les damos, revocar la autorización, solicitar su supresión cuando no exista un deber legal de conservarlos, acceder gratuitamente a ellos y presentar quejas ante la autoridad.

Cómo: escribe a privacidad@leasefy.co con tu nombre, documento, lo que pides y un dato de contacto. Si los datos los administra tu inmobiliaria, te ponemos en contacto con ella y le trasladamos tu solicitud.

Los plazos que nos obligan

• Consulta: 10 días hábiles. Si no podemos responder en ese plazo, te explicamos por qué y tenemos 5 días hábiles más.
• Reclamo: 15 días hábiles. Si no podemos, te explicamos y tenemos 8 días hábiles más.
• Un reclamo incompleto se te devuelve dentro de los 5 días para que lo completes. Si no lo completas en 2 meses, se entiende desistido.

Si no te respondemos o no quedas conforme, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, que es la autoridad de protección de datos en Colombia.

15. Menores de edad

La plataforma no está dirigida a menores y no abrimos cuentas a menores de edad.

Un menor puede aparecer como dato dentro de un contrato, por ejemplo en la composición del hogar del inquilino. En ese caso el tratamiento responde al interés superior del menor, respeta sus derechos fundamentales y solo procede con autorización de su representante legal.

No perfilamos menores, no les hacemos estudio y no los contactamos.

16. Qué hacemos con la información de la plataforma

Esta sección existe para que una inmobiliaria sepa exactamente a qué se expone antes de subir su portafolio.

Lo que sí hacemos

• Estadísticas agregadas y anonimizadas: cuántos contratos se renuevan, cuánto tarda un inmueble en arrendarse, cómo se comporta la mora por zona. Agregado significa que no se puede volver a identificar a nadie.
• Comparables de mercado: rangos de canon por zona, tipo y área, para sugerir precios. Salen de muchos contratos, nunca de uno identificable.
• Mejorar el producto y entrenar modelos propios con datos disociados.
• Publicar estudios de mercado con cifras agregadas.

Lo que no hacemos

• No vendemos datos personales.
• No le entregamos a una inmobiliaria los datos de otra.
• No usamos los datos de los clientes de una inmobiliaria para ofrecerles nuestros servicios por fuera de ella, salvo que esa inmobiliaria lo haya autorizado expresamente y por escrito en su contrato comercial.

17. Seguridad e incidentes

Lo que hacemos: cifrado en tránsito y en reposo; acceso por rol y por inmobiliaria, con aislamiento entre ellas; segundo factor obligatorio para administradores y contadores; bitácora de todo lo que mueve plata; doble aprobación para giros sobre un monto; sesión única por dispositivo; y respaldos.

Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, lo reportamos a la autoridad en el plazo de ley, te avisamos si tus datos están afectados explicando qué pasó y qué puedes hacer, y publicamos qué cambiamos para que no se repita.

18. Cookies y qué guarda tu navegador

• Necesarias, que no se pueden desactivar: sesión, seguridad y preferencia de idioma.
• De preferencia: lo que elegiste en la interfaz.
• Analíticas: cómo se usa el producto, de forma agregada.

Puedes borrarlas o bloquearlas desde tu navegador. Si bloqueas las necesarias, la plataforma puede dejar de funcionar.

19. Cambios a esta política

Cuando cambiemos esta política publicamos una versión nueva: no reescribimos la anterior. Si el cambio amplía las finalidades o cambia quién trata tus datos, te lo comunicamos y, cuando la ley lo exija, te pedimos autorización nueva.

Las versiones anteriores quedan disponibles, porque tienes derecho a saber exactamente a qué dijiste que sí.